NAGY FELELŐSSÉG

Az Synergon Rendszerintegrátor fő tevékenysége rendszerintegrációs projektek kivitelezése, amelyek általában komplex üzleti megoldásokat igényelnek.

- Ahhoz, hogy üzletfeleink elképzelései megvalósuljanak, több szakmai üzletág munkáját kell összehangolni úgy, hogy az a megrendelővel kötött üzleti szerződéssel tökéletes szinkronban legyen - magyarázza Tóth Dezső -, ezért minden projekthez kijelölünk egy felelőst, aki az egész munkafolyamatot összefogja. Ettől fogva ő ügyel a kivitelezés legapróbb részleteire is.

A Synergonnál minden vevői megrendelés optimális megvalósításának felügyeletét egy-egy dedikált projektmenedzser látja el. Ez a koordinációs tevékenység igen sokrétű felkészültséget igényel a részéről.

FŐVÁLLALKOZÓI MODELL ÉS A PM MUNKA

A Synergon fejlődésével a kapott megrendelések egyre szélesebb rétű szaktudást igényelnek. Így egyes feladatok esetenként megkívánják, hogy a Synergon a saját erőforrásai mellett a kivitelezéshez szükséges, egyéb szakterületeken tevékenykedő alvállalkozókat is bevonjon a munkába. Azokban az esetekben is szükség lehet külső cégek bevonására, ha a Synergon saját szakmai üzletágainak kapacitását más projektek kivitelezése már lekötötte. A projektmenedzser munkájában ilyenkor diplomáciai tevékenységre is szükség van. A fővállalkozói modell alapján végzett tevékenység ugyanis akkor lesz gördülékeny, ha az alvállalkozók feladatvégzése az egész terv szerves részeként megy végbe. Ezért fontos a különböző kulturális közegek okozta különbségek áthidalása, mert ez elejét veheti az esetleges konfrontációknak az egyes munkafázisokat végző csoportok között.

VILÁGOS ALAPELVEK

A projektek optimális kivitelezése érdekében 2000-ben a Synergon kialakította saját PM módszertanát, amelyhez a PRINCE és a PMBOK módszertanok szolgáltak alapul. Tóth Dezső szerint azonban ennek állandó aktualizálása elengedhetetlenül szükséges.

- A saját módszertanunk a nemzetközi gyakorlatban jól bevált módszertanok alapján testre szabott előirányzatok együttese, folyamatos karbantartás alatt áll. A piaci kihívások és az ügyfelek elvárásai alapján fokozatosan frissítjük a PM működési rendszerét. Munkatársainknak továbbképzésekkel, tréningekkel lehetőséget biztosítunk a folyamatos szakmai fejlődésre.

AMÍG AZ ELKÉPZELÉSBŐL VALÓSÁG LESZ

Tervezés

A sikeres kivitelezés első feltétele a körültekintő és alapos tervezés. Ennek során kell felmérni a szükséges erőforrások leghatékonyabb kihasználásának módját, az esetlegesen felmerülő kockázatokat és a projekt létrejöttéhez szükséges időintervallumot. Az ezek alapján elvégzett előkalkuláció előirányozhatja a beruházás várható értékét. Tóth Dezső úgy véli, a sikeres projekt szempontjából nagyon sok múlik azon, hogyan alakulnak a kezdetek.

- Amennyiben a tervezést már a tárgyalások utolsó fázisában meg lehet kezdeni, jelentős időnyereség érhető el. A kockázatok helyes felmérése sarkalatos pontja lehet a kivitelezés megvalósulásának, így érdemes erre nagy hangsúlyt fektetni.

Szervezés

Következő lépésben a kivitelezésért felelős team munkájának térben és időben való összehangolása történik meg. Az egyes szervezeti egységeknek ismernie kell a részéről megvalósítandó sikerkritériumokat, ezért az érintett szakmai üzletágak megfelelő tájékoztatása felétlenül fontos. Ez teszi lehetővé a célirányos és pontos munkavégzést és a csapatmunka jelentőségének megismertetését. A projektindító megbeszélések alkalmával a feladatok felelőssége egyénre bontva is egyértelművé válik.

Irányítás, koordináció

A projektmegvalósítás egyik legkényesebb területe a megfelelő kommunikáció és a konfliktusok kezelése. A két dolog pedig szorosan összekapcsolódik, ugyanis sok konfliktushelyzet elkerülhető, ha a projektmenedzser világosan és egyértelműen fogalmazza meg a mondandóját. Ha mégis feszültség támad a megvalósítást végző csapaton belül, annak lehető leggyorsabb elsimítása szintén a PM feladata. Nem véletlen, hogy a Synergon munkatársai rendszeresen vesznek részt kommunikációs és konfliktuskezelő tréningeken; az egész folyamat megvalósulása múlhat a zökkenőmentes és gördülékeny csapatmunkán.

Kontroll

A kivitelezés időbeli, pénzügyi és minőségi megvalósulását egy külön szervezet követi nyomon: a Projekt Kontrolling heti szinten tájékozódik arról, hogy van-e eltérés az előzetes tervekhez képest. Ez teszi lehetővé, hogy a nem várt helyzetek okozta problémákat mielőbb felismerni és orvosolni lehessen. Itt lép be ismét a tervezés folyamán végzett kockázatfelmérés szükségessége. Minél pontosabban történt a rizikófaktorok feltérképezése, annál kevesebb esély van a projekt anyagi vagy időbeni megcsúszására.

- A feladatok sikeres befejezése után érdemes összehasonlítani a kezdeti elképzeléseket a végleges megvalósulás adataival. Az ebből leszűrt tanulságok segíthetik a projektmenedzsert jövőbeli munkavégzésében - teszi hozzá az üzletág vezető.

A CSAPAT

A PM üzletág vezetője aktív részt vállal a feladatra alkalmas személyek kiválasztásában. A megfelelő személynek a tökéletes szakmai felkészültség mellett kiváló kommunikációs adottságokkal és nagy stressztűrő képességgel kell rendelkeznie. Emellett fontos, hogy a projektmenedzsernek szakmai tapasztalata is legyen. Azonban Tóth Dezső a kipróbált szakemberek mellett szívesen ad lehetőséget kezdő fiataloknak is.

- A siker érdekében fontos, hogy a terv megvalósításának felelőse olyan személy legyen, aki már rendelkezik e területen referenciával, piaci visszacsatolással. Ám a senior pm-munkatárs párjaként gyakran vesz részt a munkában egy junior kolléga, akinek így lehetősége van tapasztalatszerzésre. A kezdő csapattag lelkesedése pedig inspirálja a vele együtt dolgozó projektmenedzsert is.

A PM üzletágat irányító számára az a legszebb a rábízott feladatban, hogy egy kezdeti elképzelésből a munkafolyamat során végül valós érték jön létre. Tóth Dezső reméli, a Synergon csapatának tagjaként egyre többször élheti át az elégedettséget, amit akkor érez, mikor egy újabb álom valósul meg.

QP | Quality Placement