A legfontosabb kezdeti lépés, hogy ismerjük meg alaposan azt a kört, akinek az előadást fogjuk tartani, majd pedig határozzuk meg pontosan mi a célunk a prezentációval - mondta a Napi Gazdaság érdeklődésére Németh Tamás, a Budapesti Gazdasági Főiskola (BGF) Pénzügyi és Számviteli Karának főiskolai docense, vállalati kommunikációs szakértő. Véleménye szerint, ameddig ezekkel nem vagyunk tisztában, addig nem is érdemes belefogni a diák elkészítésébe, hiszen például a hallgatóságon és az elérendő célon is múlik az, hogy mennyire lehet könnyed, vagy éppen szigorú előírásokhoz kötött egy prezentáció.

Amikor már a prezentációt készítjük, úgy az első kérdés, hogy mennyi időnk van a bemutatóra. Ezt jó esetben mi döntjük el, ám gyakran ez előre meg van határozva, így nem árt gyakorolni az időbeosztást. Az elég kellemetlen tud lenni ugyanis, ha az előadásunk végén kifutunk az időből és elkezdtünk kapkodni, például átlépdelünk számos slide-ot - mondta Németh.

A diák elkészítése

A címoldal után, muszáj egyfajta tartalomjegyzetet készíteni, ami alapján mi szeretnénk felépíteni a prezentációnkat - hangsúlyozta a szakember, aki hozzátette, hogy ez már csak azért is fontos, mert a diák között hidat kell építeni, mintha kézen fognánk a hallgatóságot és végigvezetnénk őket az előadásunk során. Nagyon fontos, hogy az előző példánál maradva, ne engedjük el egy pillanatra sem kezüket, azaz ne engedjük, hogy megszűnjön a logikai kapcsolat a diák között - emelte ki Németh. Véleménye szerint egy rövidebb előadásnál elég mindössze 3 pontban összefoglalni a lényeget, egy hosszabb előadás során pedig értelemszerűen ennél több is lehet.

Az, hogy milyen a szöveg és a kép aránya nagyban függ attól, hogy kinek és milyen előadást tartunk - véli a főiskolai docens, aki példaként Steve Jobs-ot, az Apple alapítót hozta, mondván ő az élményre fókuszált, az agyunkra akart hatni, így többek közt nagy, hatásvadász imázsképeket használt. Bár ez valóban hasznos lehet, ha egy új terméket, vagy szolgáltatást akarunk bemutatni, az üzleti életben nem mindig valósulhat meg, hiszen ott gyakran sok információt kell átadni, esetleg adatokat összehasonlítani - mondta Németh. Ugyanakkor a száraz szöveg unalmas, ezért azt javasolja a szakember, hogy minden dián jelenítsünk meg legalább egy táblázatot, grafikát, vagy képet - fontos azonban, hogy ezek ne nőjék túl a szövegtestet, hanem csak kiegészítsék azt.

Kép: Napi Gazdaság, Földi D. Attila

Bár a slide-okon sok szöveget fogunk használni, soha ne írjunk ki egész mondatokat - emelte ki a  kommunikációs szakértő. Mint mondta ezeket az előadás során óhatatlanul felolvasnánk, márpedig ha le van írva, akkor a hallgatóság is el fogja olvasni őket, így pedig duplikálódni fog az információ. Ahogy a néhai Henry Ford mondta: ha két ember ugyanazt mondja, akkor az egyikre nincs szükség - fogalmazott Németh, aki szerint bőven elég ha címszavakat használunk, az ehhez fűzött gondolatainkat pedig szóban adjuk elő - ezáltal pedig a dia egyfajta segítséget is jelent az előadáshoz. A docens attól is óva intett, hogy a szöveget mozgassuk a slide-okon: amennyiben túl sok ilyen fordulna elő, az az egész előadást bárgyúvá tenné és éppen a komolyságból venne vissza. "A kevesebb néha több, az eleganciában is a visszafogottság az előnyösebb" - fogalmazta meg véleményét Németh, aki szerint éppen ezért arra sem árt figyelni, hogy végig azonos betűtípust használjunk. Amennyiben pedig egy képbe szeretnénk szöveget írni, azt nagyon óvatosan tegyük, odafigyelve arra, hogy mindig teljesen elváljon a szöveg és a kép egymástól.

A befejezés is frappáns legyen, ne egy szimpla "Köszönöm a figyelmet"-el zárjuk le a mondanivalónkat. Legyen lekerekített a vége, egy az előadáshoz passzoló idézet például tökéletes, ahogy egy olyan látványelem is, amely érezteti a hallgatósággal, hogy ez lesz az utolsó diánk - mondta a szakember.

A körítés a lényeg

Nagyon fontos hangsúlyozni, hogy a slide önmagában semmit sem ér, a lényeg maga a beszélő és annak előadási képességei - mondta Németh. Szerinte ha valaki valóban ismeri az általa előadott témát, akkor az a magabiztosság a testtartásán, illetve a beszédmódján is meg fog látszódni. Amennyiben pedig bizonytalanok vagyunk az előadói képességünkkel, úgy mindenképpen gyakorolni kell.

Vegyünk fel a beszédünket, majd hallgassuk vissza: szinte mindenki, aki gyakorlatlan ezen a téren hebeg, habog először, összevonja a szavakat, vagy ö-zik - mondta Németh. Éppen ezért nem árt gyakorolni a mondanivalónkat, ha van egy nehezebb szófordulat, akkor arra akár külön perceket is lehet szentelni. Az sem árt, ha videokamerával vesszük fel a gyakorlásunkat, hiszen így számos olyan, egyébként nyilvánvaló hibára derülhet fény, amit amúgy nem vennék észre: kalimpálunk a kezünkkel, folyamatosan egyik lábról a másikra állunk. A szakember szerint nyugodtan mozoghatunk az előadás során, ám arra figyelni kell, hogy ne legyünk túlmozgásosak - mi vagyunk a főszereplők, de a hangsúly a mondandónkon van.

Az angolszász világban a beszédeket gyakran egy szellemes kijelentéssel - nem viccel - kezdik, ez pedig általában hatásos, hiszen ilyenkor a prezentáló emberi oldalát mutatja meg, amitől sokkal személyesebbé válik maga az előadás is. Németh azt is elmondta, hogy általában 5-8 perc perc után kezd el lanyhulni a figyelem - főleg egy üzleti előadás során, ahol rendkívül sok adattal dolgozunk -, ilyenkor egy új dia, vagy egy szellemes kijelentés tudja ismét felélénkíteni a figyelmet.

Miután megköszöntük a figyelmet gyakran kérdések jönnek, amikre röviden, szabatosan válaszoljunk, ne kezdjünk hosszú diskurzusba - ajánlotta a szakember, aki hozzátette: ha nem tudjuk a választ a kérdésre, akkor se szégyelljük, kérjük el az illető elérhetőségét és ígérjük meg neki, hogy jelenkezük, ha kiderítettük azt - ezzel ugyanis elérhetjük, hogy pozitív visszacsengése legyen az egyébként kellemetlen szituációnak.

Gyakori hiba

Az előadás előtt mindent ellenőrizzünk, hogy semmilyen technikai kiegészítő ne mondja fel a szolgálatot: próbáljuk ki a léptetőt, a diavetítőt, de készüljünk arra is, hogyha Apple alkalmazással készített prezentációnkat Windows-ra kell áttenni.

QP | Quality Placement